Workflows
Vertriebsaufgaben im Blick
Wiederkehrende Vertriebsprozesse laufen mit den Workflows von dedesales strukturiert und nachvollziehbar ab – von der Reklamation über den Rabatt im Auftrag bis zu Ihren eigenen Abläufen. Jede Aufgabe landet automatisch bei der richtigen Person.
Vorteile
Nichts bleibt liegen
Weniger Rückfragen
Lückenlose Dokumentation
Bessere Zusammenarbeit
Zusammenarbeit
Schluss mit dem Ping-Pong zwischen Innen- und Außendienst
Ein Anruf beim Kollegen, eine Mail ins Funktionspostfach – und dann heißt es warten. Ob jemand den Vorgang übernommen hat, sieht niemand.
Ein Workflow beendet das. Der Vorgang wird klar gestartet, weitergereicht und abgeschlossen – jeder Schritt liegt bei einer benannten Person, nicht in einem anonymen Postfach.
So arbeiten Innen- und Außendienst am selben Vorgang, statt sich gegenseitig hinterherzutelefonieren.
Ablauf
So läuft ein Workflow ab
Ein Workflow bildet einen Vertriebsprozess in klaren Schritten ab. Ein Beispiel für eine mehrstufige Freigabe:
- 1Schritt 1
Workflow startet
Ein Ereignis oder eine Person startet den Workflow – etwa eine Reklamation oder eine Preisänderung im Auftrag.
- 2Schritt 2
Bei der richtigen Person
Der erste Schritt landet automatisch bei der richtigen Person, die die Information erfasst oder prüft.
- 3Schritt 3
Weiter zur Freigabe
Der nächste Schritt geht an die nachgelagerte Stelle, zum Beispiel zur Freigabe.
- 4Schritt 4
Frist & Eskalation
Läuft eine Frist ab, greift automatisch eine Erinnerung oder Eskalation.
- 5Schritt 5
Abgeschlossen & dokumentiert
Ist alles erledigt, beendet der Abschluss-Schritt den Workflow – mit Endstatus und lückenlos dokumentiert.
Individuell
An Ihre Vertriebsprozesse angepasst
Individuelle Workflows
Für Ihre eigenen Abläufe rund um:
- Kunden
- Termine
- Aktivitäten
- Besuche
- Kontakte
Standard-Workflows
Rollenbasiert vordefiniert:
- Reklamation
- Auftrag – ausgelöst durch Rabatt auf Kopf- oder Positionsebene, kostenlose Positionen oder manuelle Preisänderungen
Individuelle Workflows
Für Ihre eigenen Abläufe rund um:
- Kunden
- Termine
- Aktivitäten
- Besuche
- Kontakte
Standard-Workflows
Rollenbasiert vordefiniert:
- Reklamation
- Auftrag – ausgelöst durch Rabatt auf Kopf- oder Positionsebene, kostenlose Positionen oder manuelle Preisänderungen
Automatisch oder manuell starten
Manche Prozesse starten automatisch, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt – etwa eine Reklamation oder ein Rabatt im Auftrag. Andere starten Sie jederzeit von Hand aus dem Kundendashboard, einem Termin, einer Aktivität, einem Besuch oder einem Kontakt.
Eigene Abläufe abbilden
Individuelle Workflows definieren Sie selbst – passend zu den Abläufen, die es in Ihrem Vertrieb wirklich gibt. Typische Beispiele sind Kontaktdubletten prüfen, Katalog versenden, MHD-Kontrolle oder eine Beschwerde bearbeiten.
Zuständigkeiten je Schritt
Bei den individuellen Workflows legen Sie für jeden Schritt fest, wer ihn startet, bearbeitet, freigibt und wer informiert wird. Angezeigt bekommt einen Vorgang, wer im Backend als Empfänger des Schritts hinterlegt ist – bearbeiten kann ihn, wer ihn übernimmt und damit als Besitzer erkennbar wird.
Einrichtung & Nutzung
Im Backend eingerichtet, im Vertriebsalltag genutzt
Ein Workflow wird einmal zentral definiert und läuft danach im Alltag Ihres Teams – die Einrichtung und die tägliche Nutzung sind sauber getrennt.
In der Einrichtung
Sie wählen eine Workflow-Definition, benennen den Workflow und legen den Bereich fest, für den er gilt. Für jeden Schritt bestimmen Sie den Empfänger: fest zugeteilt, zur Auswahl durch den Schrittinhaber, aus einer Gruppe oder der Workflow-Starter selbst. Jeder Schritt bekommt einen Status und – wenn gewünscht – eine E-Mail-Benachrichtigung.
Im Vertriebsalltag
Der Außendienst startet den Workflow über das Workflow-Widget im Kundendashboard, aus einem Termin oder einer Aktivität und übernimmt offene Vorgänge per Klick. Mit „Nächster Schritt" geht der Vorgang an die nächste zuständige Person, mit „Schritt zurück" wieder zurück. Notizen und ein Wiedervorlagedatum halten den Faden, bis der Workflow abgeschlossen ist.
Kontrolle
Jeder Vorgang bleibt sichtbar und nachvollziehbar
Fristen, Erinnerungen und Eskalation
Für einzelne Schritte hinterlegen Sie Bearbeitungsfristen, Erinnerungen und Eskalationsempfänger. Wird eine Frist überschritten, greift die Eskalation automatisch und die zuständige Führungskraft wird informiert. So bleiben Vorgänge im Blick und Kunden bekommen rechtzeitig eine Rückmeldung.
Status und Historie
Der aktuelle Stand ist jederzeit sichtbar: Jeder Beteiligte sieht, in welchem Schritt ein Vorgang steckt und was schon erledigt wurde. Jede Erledigung wird mit Mitarbeiter und Zeitpunkt protokolliert und lückenlos dokumentiert.
Passt dazu
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