Reklamationserfassung
Reklamationen aufnehmen, wo sie entstehen
Ihr Außendienst nimmt eine Beanstandung direkt beim Kunden auf und ergänzt alle wichtigen Informationen. Pflichtfelder und die Fotofunktion unterstützen dabei. Jede Angabe ist direkt im System, ohne späteres Nachpflegen.
Vorteile
Doppelerfassung vermeiden
Bearbeitung beschleunigen
Rückfragen reduzieren
Automatischer Beleg
Kernfunktion
Vor Ort beim Kunden erfasst
Der Außendienst legt die Reklamation direkt beim Kunden an – mit Ansprechpartner und Reklamationsnummer. Was heute oft auf einem Zettel oder im Gedächtnis landet und abends mühsam nacherfasst wird, ist damit sofort im System.
So gehen keine Details verloren, und niemand muss die Beanstandung ein zweites Mal von Hand eintippen.
Vollständigkeit
Jede Reklamation vollständig – ohne Nacharbeit
Feste Reklamationsgründe
Statt einen Freitext einzugeben, wählt der Außendienst den Reklamationsgrund aus einer festgelegten Liste von Reklamationsgründen. Das geht schneller und liefert vergleichbare Angaben statt uneinheitlicher Notizen.
Pflichtangaben
Die Reklamationsbeschreibung auf Positionsebene muss immer gefüllt werden. Ergänzend können Sie die Kundenreklamationsnummer und den Reklamationsgrund als Pflichtfeld festlegen. Unvollständige Fälle werden durch Pflichtfelder vermieden und spätere Rückfragen deutlich reduziert.
Fotos & Anhänge
Fotos und Anhänge kommen direkt mit an die Reklamation. So entsteht eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation gegenüber dem Kunden.
Ablauf
Vom Formular zur fertigen Bearbeitung
Jede Reklamation durchläuft die Stufen Neu, In Bearbeitung und Abgeschlossen. So behalten Sie die zentrale Bearbeitung im Blick.
Jede Reklamation im Status sichtbar
Jede Reklamation durchläuft die Stufen Neu, In Bearbeitung und Abgeschlossen. So behalten Sie die zentrale Bearbeitung im Blick.
Beleg und Übergabe automatisch
Nach Anlage der Reklamation und durchgeführter Datenübertragung erstellt dedesales automatisch einen PDF-Beleg und sendet ihn an den Kunden – und auf Wunsch an den Außendienstmitarbeiter. Reklamationen werden mit allen relevanten Daten an Ihr ERP-System übergeben – das erspart die doppelte Erfassung und beschleunigt Folgeprozesse wie Gutschriften.
Reklamationsbearbeitung beschleunigen
Sehen Sie in einem kurzen Gespräch, wie dedesales Ihre Reklamationsbearbeitung spürbar verkürzt.